前投稿ではメール拒否機能について説明しました。
今回はメール自動応答について説明します。
メール自動応答とは、その名の通りメールを自動で返信します。
自身宛に送られたメールがメールBOXサーバーに届くと、その機能は発動します。
例を挙げて説明しますと。
自身が長期出張で通常業務ができなくなるときお得意様には電話やメールで事前に連絡します。
それ以外の方からメールが来たとき、自身が対応できないもんだから「あれ？メールして一週間経過するけど音沙汰がない、、レスポンス悪いなこの会社」と思われてしまいます。
それって個人だけでなく会社のイメージにもかかわる
そうならないための防止策の一つがメール自動応答機能
メールBOX機能で、Cさん宛に来たメールは特定の「メールアドレスから」「件名」「本文」でメールを自動返信する設定を施します。
そうするとCさん宛に来たメールは受信し、且つ以下のようなメールを自動返信します。
返信されたメールを読んで次にどういうアクションをしたらよいか送信者側はわかるのだ。
メールの例
返信者メールアドレス：自身
件名 ：長期出張のお知らせ
本文 ：いつからいつまで出張であることと、別担当へ連絡を促す文章を書く。など
メールの動き
注意ポイント
プロバイダ毎にサービス内容は異なるため、必ずしもメール自動応答機能があるとは限らない。